Create Email rules in MS outlook and keep your emails organized in separate and specific folders. like create a rule to file all your banking related email in a folder called say ” bank “. This video is step by step tutorial on how to create rules in Outlook.

Outlook में नियम बनाएँ
एमएस दृष्टिकोण में ईमेल नियम बनाएं और अपने ईमेल को अलग और विशिष्ट फ़ोल्डर्स में व्यवस्थित रखें। जैसे कि “बैंक” नामक फ़ोल्डर में अपने सभी बैंकिंग से संबंधित ईमेल को फाइल करने का नियम बनाएं।

ऊपर दिया गया वीडियो मेरे द्वारा बनाया गया है और बताता है कि एमएस आउटलुक में नियम कैसे बनाते हैं। नीचे दिया गया लेख माइक्रोसॉफ्ट ब्लॉग से लिया गया है
संदेश आपको संदेशों का प्रबंधन करने में कैसे मदद करते हैं
एक नियम एक ऐसी क्रिया है जो माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक स्वचालित रूप से आने वाले या भेजे गए संदेश पर ले जाती है जो नियम में निर्दिष्ट शर्तों को पूरा करती है। आप नियम और अलर्ट विज़ार्ड का उपयोग कर कई स्थितियों और कार्यों का चयन कर सकते हैं। नियम पढ़े गए संदेश पर काम नहीं करते हैं, केवल उन लोगों पर जो अपठित हैं।

नियम दो सामान्य श्रेणियों में से एक में आते हैं: संगठन और अधिसूचना। नियम और अलर्ट विज़ार्ड में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले नियमों के लिए टेम्पलेट्स शामिल हैं।

व्यवस्थित रहें ये नियम हैं जो आपको संदेशों पर फ़ाइल करने और अनुवर्ती करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए, आप बॉबबी मूर जैसे विशिष्ट प्रेषक के संदेशों के लिए नियम बना सकते हैं, विषय पंक्ति में “बिक्री” शब्द के साथ, फॉलो-अप के लिए फ़्लैग किया जाना, बिक्री के रूप में वर्गीकृत किया जाना चाहिए, और बॉबी के नाम से फ़ोल्डर में स्थानांतरित किया गया है बिक्री।
अद्यतित रहें ये नियम हैं जो आपको किसी विशेष संदेश प्राप्त करते समय आपको सूचित करते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक नियम बना सकते हैं जो आपके परिवार के सदस्य से संदेश प्राप्त करते समय स्वचालित रूप से आपके मोबाइल टेलीफोन पर अलर्ट भेजता है।
रिक्त नियम से शुरू करें ये नियम हैं जिन्हें आप स्क्रैच से बनाते हैं।
नियम टेम्पलेट्स
चित्र 1: नियम और अलर्ट विज़ार्ड में कई पूर्वनिर्धारित नियम हैं, जिन्हें टेम्पलेट कहा जाता है।
अपवाद
आप विशेष परिस्थितियों के लिए अपने नियमों में अपवाद जोड़ सकते हैं, जैसे कि जब फॉलो-अप कार्रवाई के लिए संदेश फ़्लैग किया जाता है या उच्च महत्व के साथ चिह्नित किया जाता है। किसी संदेश पर एक नियम लागू नहीं होता है यदि आपके द्वारा निर्दिष्ट अपवादों में से एक भी पूरा हो गया है।

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टेम्पलेट से नियम बनाएं
नेविगेशन फलक में, मेल पर क्लिक करें।
टूल्स मेनू पर, नियम और अलर्ट पर क्लिक करें।
यदि आपके पास एक से अधिक ई-मेल खाते हैं, तो इस फ़ोल्डर सूची में परिवर्तन लागू करें, अपने इच्छित इनबॉक्स का चयन करें।
नया नियम क्लिक करें।
चरण 1 के तहत: एक टेम्पलेट का चयन करें, टेम्पलेट का चयन करें जिसे आप संगठित रहें या टेम्पलेट्स के दिनांक संग्रह तक रहें।
चरण 2 के तहत: नियम विवरण संपादित करें, एक रेखांकित मान पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, यदि आप लोगों या वितरण सूची लिंक पर क्लिक करते हैं, तो पता पुस्तिका खुलती है।
चरण 1 के तहत: स्थिति का चयन करें, उन शर्तों का चयन करें जिन्हें आप आवेदन के नियमों के लिए पूरा करना चाहते हैं।
चरण 2 के तहत: नियम विवरण संपादित करें, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो एक रेखांकित मान पर क्लिक करें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें।
चरण 1 के तहत: क्रियाएं चुनें, निर्दिष्ट क्रियाएं पूरी होने पर उस क्रिया का चयन करें जिसे आप नियम लेना चाहते हैं।
चरण 2 के तहत: नियम विवरण संपादित करें, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो एक रेखांकित मान पर क्लिक करें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें।
चरण 1 के तहत: अपवाद का चयन करें, नियम के लिए कोई अपवाद चुनें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें।
नियम बनाने के लिए, नियम के लिए एक नाम दर्ज करें, और उसके बाद आप चाहते हैं कि किसी भी अन्य विकल्प का चयन करें।
यदि आप इस नियम को उन संदेशों पर चलाना चाहते हैं जो पहले से ही आपके फ़ोल्डरों में से हैं, तो इस नियम को अब “फ़ोल्डर” चेक बॉक्स में पहले से संदेशों पर चलाएं चुनें।
इस नियम को अपने सभी ई-मेल खातों और प्रत्येक खाते से जुड़े इनबॉक्स पर लागू करने के लिए, सभी खातों पर यह नियम बनाएं चेक बॉक्स का चयन करें।
समाप्त क्लिक करें।
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खरोंच से एक नियम बनाएँ
अपनी खुद की स्थितियों, कार्यों और अपवादों का चयन करके नियम बनाने के लिए, निम्न कार्य करें:

नेविगेशन फलक में, मेल पर क्लिक करें।
टूल्स मेनू पर, नियम और अलर्ट पर क्लिक करें।
यदि आपके पास एक से अधिक ई-मेल खाते हैं, तो इस फ़ोल्डर सूची में परिवर्तन लागू करें, अपने इच्छित इनबॉक्स का चयन करें।
नया नियम क्लिक करें।
रिक्त नियम से प्रारंभ के तहत, आने पर संदेशों को चेक करें या संदेश भेजने के बाद जांचें, और फिर अगला क्लिक करें।
चरण 1 के तहत: स्थिति का चयन करें, उन शर्तों का चयन करें जिन्हें आप आवेदन के नियमों के लिए पूरा करना चाहते हैं।
चरण 2 के तहत: नियम विवरण संपादित करें, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो एक रेखांकित मान पर क्लिक करें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें।
चरण 1 के तहत: क्रियाएं चुनें, निर्दिष्ट क्रियाएं पूरी होने पर उस क्रिया का चयन करें जिसे आप नियम लेना चाहते हैं।
चरण 2 के तहत: नियम विवरण संपादित करें, यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो एक रेखांकित मान पर क्लिक करें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें।
चरण 1 के तहत: अपवाद का चयन करें, नियम के लिए कोई अपवाद चुनें, और उसके बाद अगलाक्लिक करें।
नियम बनाने के लिए, नियम के लिए एक नाम दर्ज करें, और उसके बाद आप चाहते हैं कि किसी भी अन्य विकल्प का चयन करें।
यदि आप इस नियम को उन संदेशों पर चलाना चाहते हैं जो पहले से ही आपके फ़ोल्डरों में से हैं, तो इस नियम को अब “फ़ोल्डर” चेक बॉक्स में पहले से संदेशों पर चलाएं चुनें।
इस नियम को अपने सभी ई-मेल खातों और प्रत्येक खाते से जुड़े इनबॉक्स पर लागू करने के लिए, सभी खातों पर यह नियम बनाएं चेक बॉक्स का चयन करें।
समाप्त क्लिक करें।
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एक संदेश से एक नियम बनाएँ
आप सीधे एक संदेश से नियम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप संदेशों को किसी से स्थानांतरित करने के लिए नियम बना सकते हैं