4 Ways of Data Validation in Excel

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4 Ways of Data Validation in Excel






Learn 4 Ways of Data Validation in Excel

Data Validation Helps you limit what is being entered in Excel to reduce errors and increase speed.

1.Learn to do Data Validation with List
2.Learn to do Data Validation with Time
3.Learn to do Data Validation with Numbers
4.Learn to do Data Validation with Dates

Data validation is a feature available in Microsoft Excel. It allows you to do the following:

  • Make a list of the entries that restricts the values allowed in a cell.
  • Create a prompt message explaining the kind of data allowed in a cell.
  • Create messages that appear when incorrect data has been entered.
  • Check for incorrect entries by using the Auditing toolbar.
  • Set a range of numeric values that can be entered in a cell.
  • Determine if an entry is valid based on calculation in another cell.

डेटा सत्यापन माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल में उपलब्ध एक फीचर है। यह आपको निम्नलिखित करने की अनुमति देता है:

  • प्रविष्टियों की एक सूची बनाओ जो किसी सेल में अनुमत मूल्यों को प्रतिबंधित कर सकता है।
  • किसी सेल में अनुमत डेटा के प्रकार को समझाते हुए एक त्वरित संदेश बनाएं।
  • ऐसे संदेश बनाएं, जो गलत डेटा दर्ज किए जाने पर दिखाई देते हैं।
  • ऑडिटिंग टूलबार का उपयोग करके गलत प्रविष्टियों की जांच करें
  • संख्यात्मक मानों की एक सीमा निर्धारित करें, जिन्हें कक्ष में डाला जा सकता है।

निर्धारित करें कि किसी अन्य कक्ष में गणना के आधार पर कोई प्रविष्टि मान्य है या नहीं।
अधिक जानकारी
इस आलेख में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा सत्यापन सुविधा का उपयोग करने के कुछ तरीके बताए गए हैं साथ ही साथ इस उदाहरण को लागू करने के लिए उदाहरण बताएं कि कैसे इस सुविधा को लागू किया जाए।

नोट: नीचे दिए गए उदाहरण मान लें कि आप एक नई Microsoft Excel कार्यपुस्तिका के साथ काम कर रहे हैं और यह कि आप पहली बार उदाहरण के साथ शुरू करते हैं और उन उदाहरणों में जारी रहें, जिसमें वे प्रस्तुत किए गए हैं।
कक्ष में अनुमत प्रविष्टियों की सूची बनाएं

आप उन प्रविष्टियों की एक सूची बना सकते हैं जो आप कार्यपत्रक पर किसी कक्ष के लिए स्वीकार करेंगे। तब आप डेटा सत्यापन सुविधा का उपयोग करके केवल सूची से ली गई प्रविष्टियों को स्वीकार करने के लिए सेल को प्रतिबंधित कर सकते हैं।

ड्रॉप-डाउन सूची बनाने और इन प्रविष्टियों में सेल में मूल्यों को प्रतिबंधित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
सेल A1 का चयन करें
डेटा मेनू पर, सत्यापन पर क्लिक करें
सेटिंग्स टैब पर, अनुमति दें ड्रॉप-डाउन सूची में सूची पर क्लिक करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, रिक्त और इन-सेल ड्रॉपडाउन चेक बॉक्स को अनदेखा कर दिया जाता है। उन्हें मत बदलो।
स्रोत बॉक्स में, a, b, c टाइप करें ओके पर क्लिक करें।

टिप्पणियाँ:
यदि मानों की एक सूची है, तो आप नामांकित श्रेणी या सेल संदर्भ दर्ज कर सकते हैं। दोनों एक बराबर चिह्न से पहले होना चाहिए।
इस संवाद के लिए 255 वर्ण की सीमा है
सेल A1 में इसके पास एक ड्रॉप-डाउन सूची है और आप सेल में दर्ज करने के लिए मान का चयन करने के लिए इस सूची का उपयोग कर सकते हैं।
ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें और फिर इसमें कोई भी आइटम क्लिक करें।
यह मान सेल में दर्ज किया जाएगा।

नोट: आप मैन्युअल रूप से सेल में “a”, “b”, या “c”, (उद्धरण चिह्नों के बिना) दर्ज कर सकते हैं; आपको सूची से इन्हें चुनने की ज़रूरत नहीं है यदि आप मैन्युअल रूप से कुछ अन्य इन मानों को दर्ज करने का प्रयास करते हैं, तो एक स्टॉप मेसेज दिखाई देता है और आप इस सेल में मान को रखने में असमर्थ हैं। आपका एकमात्र विकल्प पुनः प्रयास करें या रद्द करें
एक सेल में अनुमत डेटा के प्रकार को समझाते हुए एक त्वरित संदेश बनाएं

आप एक ऐसा संदेश बना सकते हैं जो किसी प्रकार के डेटा को बताता है जिसे सेल में दर्ज किया जा सकता है। जब आप सेल का चयन करते हैं, तो सेल के पास संदेश दिखाई देता है। यदि आवश्यक हो, तो आप इस संदेश को स्थानांतरित कर सकते हैं, और जब तक आप किसी दूसरे कक्ष में नहीं जाते या ईएससी दबाते हैं तब तक रहता है। अगर कार्यालय सहायक दिखाई दे रहा है, तो Office सहायक के ऊपर एक गुब्बारे में संदेश दिखाई देता है

पिछले उदाहरण के साथ आगे बढ़ना, इन चरणों का पालन करें:
सेल A1 का चयन करें
डेटा मेनू पर, सत्यापन पर क्लिक करें और फिर इनपुट संदेश टैब पर क्लिक करें।

नोट: सुनिश्चित करें कि सेल चयनित होने पर इनपुट संदेश दिखाएँ चेक बॉक्स चयनित है।
शीर्षक बॉक्स में, कक्ष A1 के लिए सूची लिखें

यह प्रकट होता है संदेश बॉक्स के लिए शीर्षक है यह बोल्ड टेक्स्ट में है
इनपुट संदेश बॉक्स में, टाइप करें
कृपया ड्रॉप-डाउन सूची से या तो ए, बी या सी का चयन करें

यह प्रकट होता है कि संदेश का शरीर है
ओके पर क्लिक करें।

संदेश प्रकट होता है क्योंकि सेल A1 का चयन किया जाता है।
सेल A10 का चयन करें

कक्ष A1 के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन सूची और सेल A1 के लिए संदेश दोनों गायब हो जाते हैं।
सेल A1 का चयन करें

ड्रॉप-डाउन सूची और शीघ्र संदेश दोनों कक्ष A1 के बगल में दिखाई देते हैं

नोट: यदि कार्यालय सहायक दिखाई दे रहा है, तो Office सहायक के ऊपर एक गुब्बारे में प्रांप्ट संदेश दिखाई देता है
कार्यपत्रक में संदेश को दूसरे स्थान पर ले जाएं
जब आप दूसरे कक्ष का चयन करते हैं और फिर सेल ए 1 को फिर से चुनते हैं, तो संदेश उसके नए स्थान पर दिखाई देता है।

नोट: इस संदेश के स्वरूपण को बदलने का कोई तरीका नहीं है।
गलत संदेश दर्ज होने पर प्रकट होने वाला संदेश बनाएं

त्रुटि संदेश माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रदर्शित करता है जब आप गलत डेटा टाइप करते हैं तो यह निर्धारित करता है कि प्रतिबंध लागू होते हैं या नहीं। आप एक संदेश प्रदर्शित कर सकते हैं जो आपको बताए गए डेटा मूल्यों को छोड़कर रोक देता है। आप स्पष्टीकरण और चेतावनी संदेशों को भी प्रदर्शित कर सकते हैं जो आपको आउट-ऑफ़-रेंज डेटा दर्ज करते हैं, या आप डेटा पर सीमा निर्धारित कर सकते हैं लेकिन कोई भी संदेश प्रदर्शित नहीं कर सकते हैं।

पिछले उदाहरण के साथ आगे बढ़ना, इन चरणों का पालन करें:

सेल A1 का चयन करें
डेटा मेनू पर, सत्यापन पर क्लिक करें और फिर त्रुटि अलर्ट टैब पर क्लिक करें।

नोट: सुनिश्चित करें कि अमान्य डेटा दर्ज किए जाने के बाद दिखाएँ त्रुटि चेतावनी चेक बॉक्स चयनित है।
एक बंद चेतावनी संदेश बनाएँ

यदि आप रोक चेतावनी संदेश बनाते हैं और सेल में अमान्य डेटा दर्ज करते हैं, तो आपका एकमात्र विकल्प पुनः प्रयास करें या रद्द करें; आपको कक्ष में अमान्य डेटा दर्ज करने की अनुमति नहीं है

शैली सूची में, रोकें क्लिक करें
शीर्षक बॉक्स में, सेल A1 के लिए चेतावनी लिखें। यह प्रकट होता है संदेश बॉक्स के लिए शीर्षक है
त्रुटि संदेश संपादन बॉक्स में, दर्ज करें सेल A1 के लिए केवल स्वीकार्य मान हैं

 

Data validation is a feature available in Microsoft Excel. It allows you to do the following:

  • Make a list of the entries that restricts the values allowed in a cell.
  • Create a prompt message explaining the kind of data allowed in a cell.
  • Create messages that appear when incorrect data has been entered.
  • Check for incorrect entries by using the Auditing toolbar.
  • Set a range of numeric values that can be entered in a cell.
  • Determine if an entry is valid based on calculation in another cell.

More Information

This article describes some of the ways to use the data validation feature in Microsoft Excel as well as examples to illustrate how to implement this feature.

NOTE: The examples below assume you are working with a new Microsoft Excel workbook and that you start with the first example and continue through the examples in the order in which they are presented.

Make a List of Entries Allowed in the Cell

You can make a list of the entries you will accept for a cell on a worksheet. You can then restrict the cell to accept only entries taken from the list by using the data validation feature.

To create a drop-down list and restrict values in the cell to these entries, follow these steps:

  1. Select cell A1.
  2. On the Data menu, click Validation.
  3. On the Settings tab, click List in the Allow drop-down list.
  4. By default, the Ignore blank and In-cell Dropdown check boxes are selected. Do not change them.
  5. In the Source box, type a,b,c. Click OK.NOTES:
    You can also enter a named range or cell reference if it contains a list of values. Both must be preceded by an equal sign.
    There is a 255 character limitation for this dialog.
  6. Cell A1 now has a drop-down list next to it and you can use this list to select the value to enter in the cell.
  7. Click the drop-down list and then click any item it contains.

This value will be entered in the cell.

NOTE: You can manually enter “a”, “b”, or “c”, (without quotation marks) in the cell; you do not have to select these from the list. If you try to manually enter anything other these values, a stop message appears and you are unable to keep the value in this cell. Your only options are Retry or Cancel.

Create a Prompt Message Explaining the Type of Data Allowed in a Cell

You can create a message that explains the type of data that can be entered in a cell. When you select the cell, the message appears near the cell. You can move this message, if necessary, and it remains until you move to another cell or press ESC. If the Office Assistant is visible, the message appears in a balloon above the Office Assistant.

Continuing with the previous example, follow these steps:

  1. Select cell A1.
  2. On the Data menu, click Validation and then click the Input Message tab.NOTE: Make sure the Show input message when cell is selected check box is selected.
  3. In the Title box, type List for cell A1.This is the title for the message box that appears. It is in bold text.
  4. In the Input message box, type
    Please select either a, b or c from the drop-down list.This is the body of the message that appears.
  5. Click OK.The message appears because cell A1 is selected.
  6. Select cell A10.The drop-down list next to cell A1 and the message for cell A1 both disappear.
  7. Select cell A1.Both the drop-down list and the prompt message appear next to cell A1.NOTE: If the Office Assistant is visible, the prompt message appears in a balloon above the Office Assistant.
  8. Move the message to another location in the worksheet.When you select another cell and then select cell A1 again, the message appears in its new location.NOTE: There is no way to change the formatting for this message.

Create a Message That Appears When Incorrect Data Is Entered

The style of the error message Microsoft Excel displays when you type incorrect data determines whether the restrictions are enforced. You can display a message that stops you from entering data values except those specified. You can also display explanatory and warning messages that let you enter out-of-range data, or you can set limits on the data but not display any messages.

Continuing with the previous example, follow these steps:

  1. Select cell A1.
  2. On the Data menu, click Validation and then click the Error Alert tab.NOTE: Make sure the Show error alert after invalid data is entered check box is selected.

    Create a Stop Alert Message

    If you create a Stop Alert message and enter invalid data in the cell, your only options are Retry or Cancel; you are not allowed to enter invalid data in the cell.

    1. In the Style list, click Stop.
    2. In the Title box, type Warning for cell A1. This is the title for the message box that appears.
    3. In the Error Message edit box, enter The only allowable values for cell A1 are a, b, or c. This is the body of the message that appears and is limited to 225 characters.
    4. Click OK.
  3. Manually enter t, in cell A1.The Stop Alert message you created appears and your only options are
    Retry or Cancel.
  4. Click Cancel on the Stop Alert message box.
  5. Select cell A1.
  6. On the Data menu, click Validation and then click the Error Alert tab.NOTE: Make sure the Show error alert after invalid data is entered check box is selected.

    Create a Warning Alert Message

    If you create a Warning message and enter invalid data in the cell, your options are a little more flexible than for a Stop Alert message. A Warning Alert message has three options: Yes, to allow entry of the invalid data; No, to give you a chance to enter valid data; and Cancel, to remove the invalid entry.

    1. In the Style list, click Warning.
    2. In the Title box, type Warning for cell A1. This is the title for the message box that appears.
    3. In the Error message box, type
      The only allowable values for cell A1 are a, b, or c. This is the body of the message that appears and is limited to 225 characters.
    4. Click OK.
  7. Manually enter j in cell A1.The Warning message you created appears asking if you want to Continue.
  8. Click Yes.The invalid value of “j” is entered in cell A1.
  9. Select cell A1.
  10. On the Data menu, click Validation and then click the Error Alert tab.NOTE: Make sure the Show error alert after invalid data is entered check box is selected.

    Create an Information Alert Message

    If you create an Information message and enter invalid data in the cell, your options are the most flexible. When an Information Alert message appears, you can click OK to accept the invalid value or you can click Cancel to reject it.

    1. In the Style list, click Information.
    2. In the Title box, type Warning for cell A1. This is the title for the message box that appears.
    3. In the Error message box, type
      The only allowable value for cell A1 are a, b, or c. This is the body of the message that appears and is limited to 225 characters.
    4. Click OK.
  11. Manually enter p in cell A1.The Information Alert message you created appears asking if you want to accept or reject the value you entered.
  12. Click OK.The invalid value of “p” is entered in cell A1.

Check for Incorrect Entries Using the Auditing Toolbar

After your data is entered, you can look for entries that are outside the limits you set. When you click Circle Invalid Data on the Auditing toolbar, circles appear around cells that contain incorrect entries. If you correct an invalid entry, the circle disappears.

Continuing with the previous example, follow these steps:

  1. On the Tools menu, click Customize.
  2. In the Customize dialog box, click the Toolbars tab.
  3. In the Toolbars list, click to select the Auditing check box (if it’s not already selected) and then click Close.
  4. On the Auditing toolbar, click the Circle Invalid Data control. Cell A1 is circled.
  5. Select cell A1.
  6. Click the drop-down arrow next to cell A1 and then click one of the entries in the list. The circle disappears.

Set a Range of Numeric Values That Can Be Entered in a Cell

You can place limits on the data that can be entered in a cell, you can set minimums and maximums or check for the effect an entry might have on another cell.

  1. Select cell A5.
  2. On the Data menu, click Validation and click the Settings tab.
  3. In the Allow list, click Whole number.
  4. In the Data list, click between.
  5. In the Minimum box, enter 1.
  6. In the Maximum box, enter 10.NOTE: You can use cell references for Steps 5 and 6 to specify cells that contain the minimum and maximum values.
  7. Click OK.
  8. Enter the value 3 in cell A5. The value is entered without error.
  9. Enter the value 33 in cell A5.Because the data validation settings you created for cell A1 (an Information Alert) do not apply to those for cell A5, you receive a Stop Alert message (which is the default value) and your only options are to click Retry or Cancel.
  10. Click Cancel. The value of 3 appears in the cell.

Determine If Entry Is Valid Based on Calculation in Another Cell

In the data validation dialog box you can use a formula, an expression or a reference to a calculation in another cell to determine if the entry you make is valid.

  1. Enter the value 1 in cell B10.
  2. Select cell A10.
  3. On the Data menu, click Validation and click the Settings tab.
  4. In the Allow list, click Custom.
  5. In the Formula box enter the following formula:=IF(A10>B10,TRUE,FALSE)NOTE: The formula you enter must begin with an equal sign and it must evaluate to either true or false. It is not limited to the IF function.
  6. Click OK.
  7. Enter the value -1 in cell A10.You receive a Stop Alert message stating the value is invalid.
  8. Click Retry.
  9. Enter the value 3 in cell A10.You do not receive any error message since this value is greater than the value you entered in cell B10.

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